Die Automatisierung umgibt uns überall: elektronisches Dokumentenmanagement, Buchhaltung, Website der Behördendienste. Selbst wenn Sie anrufen, um eine Pizza zu bestellen, begrüsst Sie eine elektronische Frau und bittet Sie, einen Knopf zu drücken.
Aber Automatisierung ist nicht überall und nicht immer notwendig. Betrachten wir Situationen, in denen es sich lohnt, einige Prozesse in einem Unternehmen zu automatisieren, und wenn es besser ist, einer Person zu vertrauen.
Eine Geschichte über einen Dampfkessel
In den 70er Jahren war ein Unternehmen in den USA tätig. Es gab einen Dampfkessel auf seinem Territorium, der ständig überflutete. Ich musste den Knopf drücken, um den Druck zu lösen, damit nichts explodierte. Ein Maschinenbau-Ingenieur war für den Prozess verantwortlich, und er erhielt ein vollwertiges Gehalt. Das Unternehmen beschloss, Geld zu sparen: Entlassen Sie den Verantwortlichen für die Taste und automatisieren Sie das Drücken.
Sie behindert durch eine Tatsache: Das Überlaufintervall reichte von mehreren Stunden bis zu mehreren Tagen. Aus diesem Grund war es nicht möglich, einen einfachen Mechanismus zu setzen, der eine Taste auf einen Timer drücken würde.
Das Management zog zwei Optionen in Betracht: den Kessel durch einen neuen zu ersetzen oder Sensoren einzubauen und die Druckentlastung zu automatisieren. Die erste verlangte viel Geld, und die zweite gab keine Garantie. Es waren die 70er Jahre des letzten Jahrhunderts, und die Menschen trauten sich nicht, den Sensoren zu vertrauen, da sie sie für unzuverlässig hielten.
Ein Angestellter des Unternehmens schlug vor, den Wächtern das Drücken eines Knopfes beizubringen und den Maschinenbauer zu reduzieren. Und so taten sie es – sie gaben den Wachen Anweisungen, verhängten Geldstrafen für die Explosion des Kessels und erhöhten das Gehalt um 10%. So arbeitete die Firma noch zehn Jahre lang. Dann brach der Kessel wegen Alters zusammen.
Hat die Unternehmensleitung das Richtige getan? Die Lösung war an der Peripherie, aber es hat sich gelohnt. Die Bedeutung der Geschichte ist anders. Jede Situation ist einzigartig, und niemand gibt eine fertige Lösung. Auch die Automatisierung hat Stärken und Schwächen – mehr dazu in den folgenden Abschnitten.
Geschäftsprobleme
Wenn es ums Geschäft geht, stehen wir vor zwei Extremen: Die auf dem Förderband angelegten Prozesse oder die Mitarbeiter erledigen alles von Hand. Es hängt vom Umfang des Geschäfts und der Grösse des Unternehmens ab.
Einerseits zeigt die Forschung, dass der Bereich Recruiting noch nicht automatisiert ist. Der Recruiter wählt die Kandidaten selbst aus, schaut sich den Lebenslauf selbst an, kontaktiert die Person selbst.
Auf der anderen Seite gibt es Amazon, wo die Automatisierung zuerst das Lager durchdrang und 2016 ein vollautomatisches Geschäft in Seattle eingeführt hat. Der Käufer wählt die Ware und das Debitgeld aus dem Amazon-Konto am Ausgang aus.
Grosse Sache
Härter heisst nicht besser. In grossen Unternehmen, die mit grossen Datenmengen arbeiten, wird die Prozessgestaltung überlastet. Mitarbeiter müssen mit komplexen Systemen arbeiten, und die meisten Funktionen sind nicht gefragt. Hier ist es besser, im Vorfeld eine Kaskade von einfachen bis komplexen Prozesszielen festzulegen. Der Punkt ist, dass die Mitarbeiter reibungslos in die Situation eintauchen und schneller Ziele erreichen.
Nicht alles sollte in einem Fenster sein.
Sagen wir, Sie haben einen Buchhalter. Der Buchhalter benötigt Daten, von denen einige im Excel-Format der Cloud vorliegen. Einige in einer Datenbank, andere in Form von Papierdokumenten. Er generiert Berichte in Excel.
Bei Papierdokumenten lädt der Buchhalter die Daten zunächst aus SQL herunter, importiert sie dann in Excel, erstellt Berichte und gibt sie dem Chef.
Um unnötige Operationen zwischen Datenbank und Excel zu vermeiden, können Sie den Bericht in der SQL-Datenbank selbst erstellen. Das wäre eine gute Lösung und ein hervorragendes Beispiel für Automatisierung. Die falsche Option ist, alle Berichte in SQL zu übertragen, so dass alles in einem Fenster ist.
Jedes Tool hat seine Verwendungsmöglichkeiten und Grenzen. Sie müssen nicht versuchen, alles an einen Ort zu ziehen.
Optimierung der Arbeitszeit
Der Manager will die Arbeit seiner Untergebenen optimieren. Es scheint passend und logisch: Das Geschäft reduziert schädliche Operationen, erhöht die Arbeitsproduktivität und spart Geld. Es besteht jedoch kein direkter Zusammenhang zwischen Geschwindigkeit und Wirtschaftlichkeit.
Die Firma hat einen Administrator. Er nimmt Anrufe entgegen, bearbeitet Mails und grüsst Kunden. Wenn Sie ein automatisches Mailverarbeitungssystem implementieren, sparen Sie 10% der Zeit. Wenn Sie zehn solcher Mitarbeiter haben, dann, indem Sie 10% sparen, können Sie einen von ihnen streichen oder keinen neuen einstellen. Wenn Sie die Arbeitszeit des einzigen Mitarbeiters, der nichts anderes zu tun hat, um 10% reduzieren, dann wird er in der restlichen Zeit Katzen im Internet beobachten. Es wird keine Einsparungen geben.
"Nur diese Funktion hinzufügen"
Der Direktor der Abteilung bittet, nur die Registrierung von Dokumenten eines bestimmten Typs zu implementieren. Der Automator erstellt diese Funktion schnell und übergibt sie an den Kunden. Bei der Anwendung des Algorithmus stellen sich interessante Fragen: Das Erkennen von Fehlern und deren Behebung führte zu einem langen und dornigen Weg.
Es stellt sich heraus, dass Sie die Automatisierung selbst und den Geschäftsprozess selbst gestalten müssen. Es ist notwendig, die Ziele des Prozesses, die Rollen der Mitarbeiter, den Zeitpunkt der Anfrage und vieles mehr hervorzuheben.
Es ist einfacher, erfolgreich zu sein, wenn Sie Funktionen schrittweise implementieren. Jeder Schritt enthält eine Reihe von Funktionen, die für den gesamten Prozess erforderlich sind.
Wann ist Automatisierung nötig?
Diese Frage erfordert einen integrierten Ansatz: Es lohnt sich, die Vor- und Nachteile abzuwägen, den Nutzen zu berechnen und Experten zu konsultieren. Aber es gibt wichtige Themen, auf die Sie achten sollten, wenn Sie über Automatisierung nachdenken.
Vorteile für die Automatisierung:
- Der Vorgang wiederholt sich ständig. Es kann ein täglicher Bericht oder E-Mail-Benachrichtigungen sein. Nehmen wir an, Sie haben einen separaten Mitarbeiter, der Kontakte für einen halben Tag in die Datenbank hochlädt. In diesem Fall sollte es automatisch hochladen, und der Mitarbeiter sollte die beste Verwendung finden, vor allem, wenn es mehrere solcher Mitarbeiter.
- Eliminierung des menschlichen Faktors. Das Kopieren von Daten auf einen Backup-Server, das Festlegen von Zugriffsrechten und die Buchhaltung lassen sich einfach automatisieren.
- Es gibt Unzufriedenheit mit allen internen Dienstleistungen im Unternehmen auf Seiten der Geschäftsbereiche.
- Sie wollen bewährte Praktiken von anderen Unternehmen übertragen.
- Neue Ideen für Business Units werden aufgrund der fehlenden Prozessautomatisierung nicht umgesetzt.
Gegen Automatisierung:
- Preis. Betrachten Sie die Kosten für die Anwendung, die Implementierung und den Support. Es kann billiger sein, einen Mitarbeiter einzustellen oder eine bestehende zu zahlen.
- Prozesse ändern sich ständig. Das passiert bei Startups ganz am Anfang der Reise. Wenn Sie keine etablierten Abläufe haben, riskieren Sie, das Chaos zu automatisieren.
Generell gibt es drei Grundprinzipien der Automatisierung:
- Automatisierung muss nützlich sein. Das heisst, Automatisierung bringt Profit für das Unternehmen – zum Beispiel die automatische Genehmigung von Kreditanträgen in einer Bank. Die Bank automatisiert den Prozess, spart den Mitarbeitern Zeit und verdient Geld mit ausgegebenen Krediten.
- Automatisierung sollte nicht schädlich sein. Das bedeutet, dass nach der Einführung des Systems der Prozess vereinfacht und nicht kompliziert werden sollte. Treten nach der Automatisierung weitere Fehlerpunkte auf, ist das ein Grund zum Nachdenken.
- Automatisierung soll Kosten senken. Wenn es keinen wirtschaftlichen Nutzen gibt, dann ist die Automatisierung sinnlos.
- Wenn in Ihrem Fall alle drei Prinzipien funktionieren, dann ist dies eine gute und nützliche Automatisierung.
Schlussfolgerung
Die Automatisierung von Prozessen, insbesondere von IT-Prozessen, ist eine gute Sache. Es ermöglicht Ihnen, Kosten zu senken, Ihre Arbeit zu optimieren und Fehler zu beseitigen. Aber Sie müssen nicht alles automatisieren. Wenn Sie die Arbeit einmal im Jahr machen, ist es billiger, Anweisungen zu schreiben und sie den Mitarbeitern zu geben.
Wenn die Implementierung der Automatisierung ein abgeschlossenes Thema ist, sollten Sie die Risiken des Do-it-yourself-Designs in Betracht ziehen. Ein erfahrenes Unternehmen passt das System an Ihre Geschäftsprozesse an und implementiert auf Wunsch weitere Module.
