Es ist Mode geworden, Business-Optimierungsmethoden zu verwenden, ohne sich in die Essenz der offensichtlichen oder erfundenen Probleme zu vertiefen. Optimierungen stehen oft unter dem Motto «Wir müssen!» – eine solche Optimierung führt zu noch komplizierteren Geschäftsprozessen, Verlusten und Mitarbeiterfluktuationen.
Und, wie das Sahnehäubchen auf dem i-Tüpfelchen, der Konkurs des Unternehmens. Bevor Sie etwas beginnen, müssen Sie verstehen, wie der Mechanismus funktioniert, warum es brach.
Ziele und Ziele der Geschäftsprozessoptimierung
Bevor wir die Optimierung von Geschäftsprozessen definieren, wollen wir kurz die Funktionen dieser immer stärker nachgefragten Managementstrategie aufzählen. Geschäftsprozesse optimiert auf:
- bessere Anpassung neuer Mitarbeiter;
- Machen Sie genauere Prognosen, Pläne, und Projekte;
- die Loyalität und das Vertrauen potenzieller Käufer zur Marke oder zum Unternehmen zu stärken;
- Machen Sie das Geschäft überschaubarer;
- Steigerung der Rentabilität des Unternehmens;
- Verbesserung der psychologischen Umgebung im Team, Herstellung horizontaler Verbindungen;
- Ressourcen sparen, Budgets rationeller ausgeben;
- Weisen Sie jedem Mitarbeiter einen persönlichen Verantwortungsbereich zu.
Darüber hinaus verfolgt die Unternehmensoptimierung allgemeinere Ziele: Verbesserung der Arbeitsqualität und Beschleunigung der Umsetzung von Plänen. Geschäftsoptimierung ist keine einmalige Massnahme, sondern ein langwieriger und komplexer Prozess, dessen Erfolg von der richtigen Vorgehensweise abhängt. Ohne einen klaren, durchdachten Plan ist von einer erfolgreichen Optimierung nichts zu träumen. Alle Tätigkeiten müssen pünktlich und systematisch durchgeführt werden.
Die Essenz der Business-Optimierung: Was verbessert sich und wie
Zunächst müssen Sie klären, welche Aspekte der Unternehmensarbeit Geschäftsprozesse sind. Nur wenige Autoren definieren den Begriff Geschäftsprozess eindeutig, und er gilt als intuitiv.
Ein Geschäftsprozess ist ein geregelter Handlungsablauf mehrerer Mitarbeiter des Unternehmens, der auf ein bestimmtes Ergebnis abzielt, das für den Kunden dieses Prozesses von Wert ist. Der Kunde kann der Endkunde und einer der Mitarbeiter sein, die mit den Geschäftsprozessprodukten arbeiten.
Warum sprechen wir von mehreren Angestellten? Denn die Früchte der Arbeit eines jeden sind immer auf die eine oder andere Weise mit den Früchten der Arbeit des restlichen Teams verbunden: der Lieferant muss mit dem Verkäufer interagieren, der Maler muss mit dem Maurer interagieren usw. Geschäftsprozesse existieren nicht ohne die Beteiligung des Personals. Die Handlungsketten, die bereits zu 100% automatisiert sind, werden technologische Prozesse genannt, und das ist eine ganz andere Kategorie von Prozessen.
Am praktischsten ist es, die Optimierung eines Geschäftsprozesses an einem Praxisbeispiel aufzuzeigen.
Das Möbelunternehmen verfügt über eine Konstruktionsabteilung, die für die Berechnung der Produktparameter anhand von Excel-Tabellen zuständig ist.
Dieser Prozess hat Schwachstellen:
- Sie müssen Zeit damit verbringen, Dateien zu drucken und dann die Eingabe von Informationen in einen Computer aus Papier;
- Der Kauf von Papier, Tinte für den Drucker, lizenzierte Software, und die Notwendigkeit, die Reparatur des Druckers in regelmässigen Abständen zu warten sind finanzielle Verluste für das Unternehmen;
- Der Geschäftsprozess kann nicht kontrolliert werden, da es keine Grundlage für die Analyse gibt: Informationen darüber, wie viele Konstrukteure Berechnungen angestellt haben, ihre Arbeitsproduktivität usw.
Nachdem Analysten diesen Geschäftsprozess begutachtet hatten, konnten die Dauer und die Anzahl der Wertpapiere um ein Drittel halbiert werden:
- Erstellt wurde ein Dokument im Programm, wo alle erforderlichen Berechnungen für die Möbel gemacht und gespeichert wurden;
- Auch gespeichert die Ergebnisse waren in der Datenbank, und alle anderen Abteilungen bekam Zugriff auf sie.
Kann komplexere mehrdimensionale Workflows auf die gleiche Weise verbessern.
4 Regeln für effektive Geschäftsoptimierung
1. Analyse der aktuellen Situation
Zunächst gilt es, die Stärken und Schwachstellen des Unternehmens zu identifizieren. Lokalisieren Sie das Problem – geben Sie an, welche Aspekte des Unternehmens für Sie von Interesse sind. Typischerweise liegen die Probleme in vier Bereichen: Finanzkosten, Zeitkosten, Produktqualität, Arbeitseffizienz. Höchstwahrscheinlich, Ihr Unternehmen entwickelt sich langsamer, als Sie möchten, gerade weil sie.
Beschreiben Sie die aktuelle Arbeit des Unternehmens in Form eines «as is»-Modells: Wie viele Mitarbeiter sind beschäftigt, wie hoch sind die Kosten, der Gewinn usw.
2. Verfeinern Sie die Aufgabe
Sie müssen nicht die Situation als Ganzes und nicht das gesamte Unternehmen verbessern, sondern ein spezifisches Problem lösen. Bestimmen Sie, welche. Wenn zum Beispiel ein kleines Unternehmen plant, zehn Harvester pro Monat zu verkaufen, es aber schafft, nur fünf zu verkaufen, wird die Optimierung des Geschäfts auf den Umsatz ausgerichtet sein: ihre Indikatoren müssen das Ziel erreichen. Es ist notwendig, die Tätigkeit des Unternehmens zu analysieren, ein Modell «as is» zu erstellen, die Perspektiven und Probleme zu skizzieren, sich dann auf das Hauptthema zu konzentrieren und Lösungsansätze zu wählen.
3. Schrittweise Umsetzung der Änderungen
Denken Sie daran, dass Business-Optimierung kann eine lange Zeit dauern. In einigen Fällen ist eine radikale Umstrukturierung der Unternehmenstätigkeit erforderlich, um aktuelle Probleme zu beseitigen, manchmal sogar die Ausrichtung der Tätigkeit zu ändern. Die Übergangsphase zu einem neuen Stil und neuen Arbeitsmethoden ist eine Herausforderung für die Mitarbeiter.
4. Die Bedeutung des Faktors Mensch
Die neue Arbeitsordnung wird nicht für alle bisherigen Mitarbeiter geeignet sein. Bereiten Sie sich auf Sabotage und Entlassungen vor, einschliesslich massiver Entlassungen. Ein Führer in einer solchen Situation muss seinen Untergebenen erklären, dass Business-Optimierung von Vorteil ist.
4 Methoden der Geschäftsoptimierung
Es gibt kein Allheilmittel für alle Branchen und für jede Situation. Dennoch ist eine ausreichende Anzahl von Business-Optimierungsmethoden entwickelt und getestet, unter denen Sie diejenige auswählen können, die zu Ihrem Unternehmen passt. Die Hauptsache ist, alles zu analysieren und dringende Probleme zunächst gründlich zu identifizieren.
1. Normung
In grossen Organisationen mit einer Filialstruktur pflegt jede Repräsentanz oft die Dokumentation auf ihre Art und Weise, ohne ein einziges System. Dies führt unweigerlich zu logistischen Problemen und Verwirrung bei der Berichterstattung, und Mitarbeiter verschwenden Zeit mit langwierigen Routinen.
Hier ist es ratsam, einheitliche Arbeitsstandards für alle Branchen und Bereiche zu schaffen. Das Unternehmen muss die genauen Anforderungen für alle, die für den Papierkram und die Methoden der Durchführung der technologischen Operationen gilt. Die Entwicklung eines Regelwerks ist der erste Schritt zur Standardisierung von Geschäftsprozessen. Die neuen Standards müssen die Erfahrung des Unternehmens und anderer ähnlicher Unternehmen, die Besonderheiten der Tätigkeiten bestimmter Abteilungen und die gesamte Branche berücksichtigen.
2. Ausnahme
In einigen Prozessen können Sie die Ausführungsphasen vergrössern und einzelne Schritte kombinieren, um den gesamten Geschäftsprozess zu vereinfachen und zu beschleunigen.
Beispielsweise ist es bei der Einstellung eines neuen Mitarbeiters in einem Unternehmen üblich, einen Lebenslauf zu betrachten und ein Vorstellungsgespräch in drei Schritten durchzuführen. Optimieren Sie diesen Prozess durch den Wegfall der Interviewphase mit dem HR-Manager. Stattdessen ist es besser, dem Bewerber einen detaillierten Fragebogen zum Ausfüllen zu geben, der alle Fragen enthält, die für den Personalreferenten von Interesse sind, und ihn direkt zu einem Gespräch mit dem Abteilungsleiter zu schicken. Er ist es, der die Professionalität des zukünftigen Mitarbeiters und seine Eignung für die Position beurteilen muss. Ein Gespräch mit dem Geschäftsführer oder Unternehmer ist nicht notwendig.
Analysieren Sie die Geschäftsprozessstruktur und finden Sie die Phasen, die Sie entfernen können, ohne das Ergebnis zu beeinträchtigen. Die Hauptsache ist, es nicht mit Optimierung zu übertreiben und das Kind nicht mit Wasser auszuschütten.
3. Veränderung
Die Analyse eines komplizierten Geschäftsprozesses zeigt Ihnen, an welchen Punkten er optimiert werden kann. Beispielsweise senkt der Ersatz von Rohstoffen oder Materialien und die Wahl fortschrittlicherer Verarbeitungsmethoden die Kosten der Waren. Aber solche Veränderungen müssen begründet und geplant werden. Egal welche Art und Weise es führt, Business-Optimierung sollte sich negativ auf die Qualität des Produktes auswirken.
Einige Innovationen müssen vor der vollständigen Umsetzung getestet werden. Es ist insbesondere das saisonale Menü in Restaurants: wenn können Kunden wie neue Positionen sie in die Kategorie der dauerhaften übertragen werden. Nach Genehmigung durch das Management sollten die Änderungen in allen Abteilungen und Diensten, einschliesslich der Niederlassungen, umgesetzt werden.
4. Herstellung von Wechselwirkungen
Geschäftsprozesse, an denen mehrere Abteilungen beteiligt sind, verlangsamen sich, wenn sie wenig Kontakt haben. Die mangelnde Interaktion zwischen den Abteilungen wird oft zu einem «Schmerz» grosser Unternehmen: Aufgaben verdoppeln sich, die Menschen verrichten die gleiche Arbeit, das Ergebnis ist weit entfernt. Es ist irrational und unrentabel für das Unternehmen.
Daher ist es wichtig, die Kommunikation zwischen Arbeitseinheiten zu debuggen, seien es Abteilungen oder Mitarbeiter. Es gibt genug klassische Pläne für kleine Organisationen, Verfahren skizzieren, und jeder berichtet, was zu tun ist. Bei verzweigten Strukturen nehmen nur Abteilungsleiter an solchen Sprints teil, und bei Online-Diensten verdoppeln sich Aufgaben, bei denen alle Mitarbeiter sie sehen können.
