L'automazione ci circonda ovunque: gestione elettronica dei documenti, contabilità, sito web dei servizi governativi. Anche quando chiami per ordinare una pizza, una segretaria elettronica ti accoglie e ti chiede di premere un pulsante.
Ma l'automazione non è indispensabile ovunque e neppure sempre. Consideriamo le situazioni in cui vale la pena automatizzare alcuni processi in un'impresa e quando è meglio fidarsi di una persona.
Una storia su una caldaia a vapore
Negli anni '70, un'impresa operava negli Stati Uniti. Sul suo territorio c'era una caldaia a vapore che traboccava costantemente. Dovevo premere il pulsante per rilasciare la pressione in modo che nulla esplodesse. Un ingegnere meccanico era responsabile del processo, e riceveva uno stipendio a tempo pieno. L'azienda ha deciso di risparmiare: licenziare il responsabile del pulsante e automatizzare questa attività.
La cosa è stata ostacolata da un fatto: l'intervallo di trabocco variava da diverse ore a diversi giorni. Per questo motivo, non era possibile mettere un semplice meccanismo che premesse un pulsante con un timer.
La direzione ha considerato due opzioni: sostituire la caldaia con una nuova o installare dei sensori e automatizzare lo scarico della pressione. La prima richiedeva un sacco di soldi, e la seconda non dava garanzie. Erano gli anni '70 del secolo scorso, e la gente non osava fidarsi dei sensori, perché li considerava inaffidabili.
Un impiegato dell'impresa suggerì di insegnare ai guardiani a premere un pulsante e ridurre l'ingegnere meccanico. E così fecero: diedero istruzioni alle guardie, prescrissero multe per l'esplosione della caldaia e aumentarono lo stipendio del 10%. L'azienda lavorò così per altri dieci anni. Poi la caldaia si ruppe a causa della vecchiaia.
La direzione dell'impresa ha fatto la cosa giusta? La soluzione è stata trovata al limite, ma ha dato i suoi frutti. Il significato della storia è diverso. Ogni situazione è unica, e nessuno darà una soluzione preconfezionata. Anche l'automazione ha punti di forza e di debolezza - di più su questo nelle sezioni seguenti.
Problemi di business
Quando si tratta di business, ci troviamo di fronte a due estremi: i processi messi sul nastro trasportatore o i dipendenti che fanno tutto a mano. Dipende dalla portata del business e dalle dimensioni dell'azienda.
Da un lato, la ricerca mostra che il campo del reclutamento non è ancora automatizzato. Il reclutatore sceglie i candidati da solo, guarda il curriculum da solo, contatta la persona da solo.
Dall'altro lato, c'è Amazon, dove l'automazione è penetrata per prima nel magazzino, e nel 2016 l'azienda ha introdotto un negozio completamente automatizzato a Seattle. L'acquirente sceglie la merce e all'uscita addebita i soldi sul conto Amazon.
Un grosso affare
Più difficile non significa migliore. Nelle grandi aziende che lavorano con grandi quantità di dati, il sovraccarico di progettazione del processo. I dipendenti devono lavorare con sistemi complessi, e la maggior parte delle funzioni non sono richieste. In questo caso, è meglio stabilire in anticipo una cascata di obiettivi di processo dal semplice al complesso. Lo scopo è che i dipendenti si inseriscano senza problemi nella situazione e raggiungano gli obiettivi più velocemente.
Non tutto dovrebbe essere in una finestra.
Diciamo che avete un contabile. Il contabile ha bisogno di dati, alcuni dei quali sono in formato cloud Excel. Alcuni in un database, e alcuni sotto forma di documenti cartacei. Produce dei rapporti in Excel.
Nel caso di documenti cartacei, il contabile prima scarica i dati da SQL, poi li importa in Excel, e poi costruisce i rapporti e li dà al capo.
Per evitare operazioni inutili tra il database e Excel, si può fare un rapporto nel database SQL stesso. Sarebbe una buona soluzione e un eccellente esempio di automazione. L'opzione sbagliata è quella di trasferire tutti i rapporti in SQL in modo che tutto sia in una finestra, e questo creerà un sacco di lavoro inutile di importazione di dati e non aggiungerà valore.
Ogni strumento ha i suoi usi e limiti. Non bisogna cercare di trascinare tutto in un unico posto.
Ottimizzazione del tempo di lavoro
Il manager vuole ottimizzare il lavoro dei suoi subordinati. Sembra giusto e logico: l'azienda riduce le operazioni dannose, aumenta la produttività del lavoro e risparmia denaro. Tuttavia, non c'è una relazione diretta tra velocità ed economia.
L'azienda ha un amministratore. Egli risponde alle chiamate, gestisce la posta e saluta i clienti. Se si implementa un sistema automatico di elaborazione della posta, si libera il 10% del tempo. Se avete dieci impiegati di questo tipo, risparmiando il 10%, potete tagliarne uno o non assumerne uno nuovo. Se si riduce del 10% il tempo di lavoro dell'unico impiegato che non ha altro da fare, allora il resto del tempo guarderà i gatti su Internet. Non ci sarà alcun risparmio.
"Aggiungere solo questa funzione."
Il direttore del dipartimento chiede di implementare solo la registrazione dei documenti di un tipo particolare. L'Automator crea rapidamente questa funzione e la consegna al cliente. Quando si utilizza l'algoritmo, sorgono domande interessanti: chi può e non può registrare questi documenti, quando dovrebbe farlo e in quale lasso di tempo? Di conseguenza, identificare i difetti e correggerli si è trasformato in un percorso lungo e spinoso.
Si scopre che è necessario progettare l'automazione stessa e il processo aziendale stesso. È necessario evidenziare gli obiettivi del processo, i ruoli dei dipendenti, la tempistica della richiesta e molto altro.
È più facile raggiungere il successo se si implementano le funzioni in fasi. Ogni fase conterrà una serie di funzioni necessarie per il funzionamento dell'intero processo.
Quando è necessaria l'automazione?
Questa questione richiede un approccio integrato: vale la pena pesare i pro e i contro, calcolare i benefici e consultare gli esperti. Ma ci sono questioni vitali a cui prestare attenzione se si sta pensando all'automazione.
Vantaggi per l'automazione:
- Il processo si ripete costantemente. Potrebbe essere un rapporto giornaliero o notifiche via e-mail. Supponiamo che tu abbia un dipendente separato che carica i contatti nel database per mezza giornata. In questo caso, dovrebbe caricare automaticamente, e l'impiegato dovrebbe trovare l'uso migliore, specialmente se ci sono diversi lavoratori di questo tipo.
- Eliminazione del fattore umano. Copiare i dati su un server di backup, impostare i diritti di accesso e la contabilità sono operazioni facili da automatizzare.
- C'è insoddisfazione per qualsiasi servizio interno all'azienda da parte delle unità di business.
- Si vogliono trasferire pratiche collaudate da altre aziende.
- Le nuove idee delle business unit non si implementano a causa della mancanza di automazione dei processi.
Contro l'automazione:
- Prezzo. Considerare il costo dell'applicazione, la sua implementazione e il supporto. Potrebbe essere più economico assumere un dipendente o pagare uno già esistente.
- I processi cambiano costantemente. Succede con le startup all'inizio del percorso. Se non hai procedure stabilite, rischi di automatizzare il caos.
In generale, ci sono tre principi di base dell'automazione:
- L'automazione deve essere vantaggiosa. Significa che l'automazione porta profitto all'azienda - per esempio, l'approvazione automatica delle domande di prestito in una banca. La banca automatizza il processo, risparmia tempo ai dipendenti e guadagna sui prestiti emessi.
- L'automazione non dovrebbe essere dannosa. Significa che dopo l'implementazione del sistema, il processo dovrebbe essere semplificato, non complicato. Se dopo l'automazione appaiono ulteriori punti di fallimento, questo è un motivo per riflettere.
- L'automazione dovrebbe ridurre i costi. Se non c'è un beneficio economico, allora l'automazione non ha senso.
- Se nel vostro caso, tutti e tre i principi funzionano, allora questa è un'automazione valida e utile.
Conclusione
L'automazione dei processi, e specialmente dei processi IT, è una buona cosa. Permette di tagliare i costi, ottimizzare il lavoro ed eliminare gli errori. Ma non è necessario automatizzare tutto. Se fai il lavoro una volta all'anno, sarà più economico scrivere istruzioni e darle ai dipendenti.
Se l'implementazione dell'automazione è una questione risolta, considera i rischi del fai-da-te. Un'azienda esperta personalizzerà il sistema per i vostri processi aziendali e implementerà moduli aggiuntivi su richiesta.
