È diventato di moda usare metodi di ottimizzazione aziendale senza approfondire l'essenza di problemi ovvi o artificiosi. L'ottimizzazione si verifica spesso sotto lo slogan "Dobbiamo! - Tale ottimizzazione si traduce in processi aziendali ancora più complicati, perdite e turnover del personale.
E, come ciliegina sulla torta, il fallimento dell'azienda. Prima di iniziare qualcosa, è necessario capire come funziona il meccanismo, e perché si è rotto. E solo allora, per ripararlo, scegliere uno strumento adatto - un cacciavite convenzionale per stringere la vite che si è allentata, ma non un martello per incollare parti fragili.
Scopi e obiettivi dell'ottimizzazione dei processi aziendali
Prima di definire l'ottimizzazione dei processi aziendali, elenchiamo brevemente le funzioni di questa strategia di gestione, sempre più richiesta. Processi di business ottimizzati per:
- Adattare meglio i nuovi dipendenti;
- Fare previsioni, piani e progetti più accurati;
- Rafforzare la lealtà e la fiducia dei potenziali acquirenti verso il marchio o l'azienda;
- Rendere il business più gestibile;
- Aumentare la redditività dell'azienda;
- Migliorare l'ambiente psicologico nel team, stabilire connessioni orizzontali;
- Risparmiare risorse, spendere i budget in modo più razionale;
- Assegnare un'area personale di responsabilità ad ogni dipendente.
Inoltre, l'ottimizzazione aziendale persegue obiettivi più generali: migliorare la qualità del lavoro e accelerare l'attuazione dei progetti. L'ottimizzazione aziendale non è un'azione una tantum, ma un processo lungo e complesso, il cui successo sta nel corretto svolgimento dell'azione. Senza un piano chiaro e ben pensato, non c'è nulla che possa far sperare in un'ottimizzazione di successo. Tutte le attività devono essere eseguite in tempo e sistematicamente.
L'essenza dell'ottimizzazione aziendale: cosa sta migliorando e come
In primo luogo, è necessario chiarire quali aspetti del lavoro dell'azienda sono processi aziendali. Pochi autori definiscono chiaramente il termine processo aziendale, ed è considerato intuitivo.
Un processo di business è un ordine regolato di azioni di diversi dipendenti dell'azienda che mirano a un risultato particolare, che è di valore per il cliente di questo processo. Il cliente può essere il cliente finale e uno dei dipendenti che lavorano con i prodotti del processo aziendale.
Perché parliamo di diversi dipendenti? Perché i frutti del lavoro di ognuno sono sempre in un modo o nell'altro collegati ai frutti del lavoro del resto della squadra: il fornitore deve interagire con il venditore, il pittore deve interagire con il muratore, ecc. I processi aziendali non esistono senza la partecipazione del personale. Quelle catene di azioni che sono già automatizzate al 100% sono chiamate processi tecnologici, e questa è una categoria di processi completamente diversa.
È più conveniente mostrare l'ottimizzazione di un processo aziendale con un esempio pratico.
L'azienda di mobili ha un dipartimento di progettazione responsabile di calcolare i parametri dei prodotti utilizzando tabelle Excel.
Questo processo ha dei punti deboli:
- Si deve passare il tempo a stampare i file e poi inserire le informazioni in un computer dalla carta;
- L'acquisto di carta, inchiostro per la stampante, software su licenza, e la necessità di mantenere periodicamente riparata la stampante sono perdite finanziarie per il business;
- Il processo di business non può essere controllato perché non c'è una base di analisi: informazioni su quanti grafici hanno fatto i calcoli, la loro produttività del lavoro, ecc.
Dopo che gli analisti hanno esaminato questo processo aziendale, è stato possibile dimezzare la sua durata e il numero di titoli di un terzo:
- Si creava un documento nel programma, dove tutti i calcoli necessari per i mobili venivano fatti e memorizzati;
- Anche i risultati sono stati salvati nel database, e tutti gli altri dipartimenti hanno avuto accesso ad essi
Può migliorare il flusso di lavoro multidimensionale più complesso allo stesso modo.
4 regole per un'efficace ottimizzazione del business
1. Analizzare la situazione attuale
In primo luogo, è necessario identificare i punti di forza e le vulnerabilità dell'azienda - senza questo, nessun metodo di ottimizzazione del business funzionerà. Localizzare il problema - indicare quali aspetti dell'azienda vi preoccupano. Tipicamente, i problemi si trovano in quattro aree: costi finanziari, costi di tempo, qualità del prodotto, efficienza del lavoro. Molto probabilmente, il vostro business si sta sviluppando più lentamente di quanto vorreste, proprio a causa di questi aspetti.
Descrivete il lavoro dell'azienda al momento attuale sotto forma di un modello " così com'è ": quanto personale è impiegato, quali sono i costi, i profitti, e così via.
2. Affinare il lavoro
Non devi migliorare la situazione nel suo complesso e non l'intera azienda, ma risolvere un problema specifico. Determinare quale. Per esempio, se una piccola azienda prevede di vendere dieci mietitrici al mese, ma riesce a venderne solo cinque, l'ottimizzazione dell'attività sarà rivolta alle vendite: i loro indicatori devono raggiungere l'obiettivo. È necessario analizzare le attività dell'azienda, redigere un modello "così com'è", delineare le prospettive e i problemi, e poi concentrarsi su quello principale e scegliere i metodi di soluzione.
3. Implementare i cambiamenti gradualmente
Tenete presente che l'ottimizzazione del business può richiedere molto tempo. In alcuni casi, è necessario ristrutturare radicalmente il lavoro dell'azienda per eliminare i problemi attuali, a volte anche cambiare la direzione delle attività. Il periodo di transizione verso un nuovo stile e metodi di lavoro è una prova impegnativa per il personale, quindi è consigliabile suddividere l'ottimizzazione aziendale in fasi e implementarle in sequenza, piuttosto che cambiare tutto in una volta.
4. L'importanza del fattore umano
Il nuovo piano di lavoro non sarà adatto a tutti i dipendenti attuali. Preparatevi a sabotaggi e licenziamenti, anche massicci. Un leader in una tale situazione deve spiegare ai suoi subordinati che l'ottimizzazione aziendale è vantaggiosa.
4 metodi di ottimizzazione aziendale
Non esiste una panacea per tutti i settori e per tutte le situazioni. Eppure, un numero sufficiente di metodi di ottimizzazione aziendale sviluppati e testati, tra i quali è possibile scegliere quello che si adatta alla vostra impresa. La cosa principale è analizzare tutto e riconoscere i problemi urgenti prima di tutto accuratamente.
1. Standardizzazione
Nelle grandi organizzazioni con una struttura di filiali, ogni ufficio di rappresentanza spesso mantiene la documentazione a modo suo, senza un sistema unico. Questo porta inevitabilmente a problemi logistici e confusione nei rapporti, e gli impiegati perdono tempo eseguendo routine noiose.
In questo caso, è consigliabile creare standard di lavoro uniformi per tutte le filiali e divisioni. L'azienda deve avere i requisiti esatti per tutti, il che vale per le pratiche e i metodi di esecuzione delle operazioni tecnologiche. Sviluppare una serie di regole generali è il primo passo verso la standardizzazione dei processi aziendali. I nuovi standard devono considerare l'esperienza dell'azienda e di altre imprese simili, le specificità delle attività di reparti specifici e l'intero settore.
2. Eccezione
In alcuni processi, è possibile allargare le fasi di esecuzione e combinare le singole fasi, semplificando e velocizzando l'intero processo aziendale.
Per esempio, quando si assume un nuovo dipendente in un'azienda, è consuetudine considerare un curriculum e condurre un colloquio in tre fasi. È possibile ottimizzare questo processo eliminando la fase del colloquio con il responsabile delle risorse umane. Invece, è meglio dare al candidato un questionario dettagliato da compilare, contenente tutte le domande di interesse per il responsabile del personale, e inviare il candidato direttamente per un colloquio con il capo del dipartimento. È lui che deve valutare la professionalità del futuro impiegato e la sua idoneità alla posizione. Un colloquio con il direttore o il proprietario dell'azienda non è affatto necessario.
Analizzare la struttura del processo aziendale e trovare quelle fasi che si possono eliminare senza compromettere il risultato. L'importante è non esagerare con l'ottimizzazione e non sprecare il tutto.
3. Cambiamento
L'analisi di un processo aziendale complicato vi mostrerà i punti in cui è possibile ottimizzare. Per esempio, la sostituzione di materie prime o materiali e la scelta di metodi di lavorazione più avanzati riduce il costo delle merci. Ma qualsiasi cambiamento di questo tipo deve essere ragionato e pianificato. Indipendentemente dal modo in cui viene condotta, l'ottimizzazione del business dovrebbe influenzare negativamente la qualità del prodotto.
Alcune innovazioni devono essere testate prima della piena attuazione. In particolare, è il menu stagionale nei ristoranti: se può essere clienti di trasferimento come nuove posizioni li alla categoria di quelli permanenti. Una volta approvato dalla direzione, i cambiamenti dovrebbero implementare in tutti i reparti e servizi, comprese le filiali.
4. Stabilire l'interazione
I processi aziendali in cui sono coinvolti diversi dipartimenti rallentano se hanno pochi contatti. La mancanza di interazione tra i dipartimenti diventa spesso un " problema " delle grandi imprese: i compiti si duplicano, le persone eseguono lo stesso lavoro, il risultato è distante. È irrazionale e poco redditizio per l'azienda.
Perciò, è essenziale risolvere la comunicazione tra le unità di lavoro, siano essi dipartimenti o impiegati. Ci sono abbastanza piani classici per le piccole organizzazioni, le procedure delineano, e tutti riferiscono su cosa fare. Per strutture più ramificate, solo i capi dei dipartimenti partecipano a tali sprint, e i compiti si duplicano in servizi online, dove tutti i dipendenti possono vederli.
